Với hơn 10 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực OTA và vai trò giám đốc chuỗi khách sạn Nami Stay Đà Nẵng, tôi hiểu rõ tầm quan trọng của Sales OTA đối với các cơ sở lưu trú như khách sạn, homestay. Trong bối cảnh ngành du lịch không ngừng phát triển, Sales OTA đóng vai trò quan trọng trong việc tăng cường doanh thu và giúp các khách sạn tiếp cận nhiều khách hàng tiềm năng hơn thông qua các kênh bán phòng trực tuyến. Tuy nhiên, khi vận hành Sales OTA, các khách sạn cũng đối mặt với một số hạn chế ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả kinh doanh và quản lý.

Sales OTA là gì?

Sales OTA là nhân viên bán hàng chuyên biệt trong lĩnh vực dịch vụ lưu trú, chịu trách nhiệm quản lý và bán phòng khách sạn, tour du lịch thông qua các kênh OTA (Online Travel Agency) như Booking, Expedia, Agoda, Traveloka, và nhiều nền tảng khác. Họ không chỉ đảm nhiệm việc quản lý giá bán, mà còn hỗ trợ trong việc điều chỉnh các chương trình khuyến mãi và tối ưu hóa chiến lược marketing trực tuyến.

Trong thời đại mà khách hàng ngày càng ưa chuộng giao dịch trực tuyến, việc hợp tác với Sales OTA giúp các khách sạn dễ dàng quảng bá và bán phòng hiệu quả hơn, tiếp cận một lượng khách hàng rộng lớn trên toàn thế giới mà không cần chi phí quá cao cho việc quảng cáo truyền thống.

Theo tôi, một Sales OTA giỏi không chỉ biết “đẩy phòng” mà còn phải hiểu thuật toán hiển thị, quản lý review và phân tích dữ liệu chuyển đổi. Đây là vị trí kết hợp giữa bán hàng, marketing và quản trị doanh thu (revenue management).

Vai trò của Sales OTA trong khách sạn

Trong bối cảnh cạnh tranh khốc liệt, Sales OTA giúp khách sạn gia tăng khả năng hiển thị và thu hút khách quốc tế mà không cần đầu tư quá nhiều vào quảng cáo truyền thống. Với một chiến lược giá phù hợp, OTA có thể mang lại nguồn khách ổn định quanh năm.

Tại Nami Stay, tôi từng chứng kiến giai đoạn OTA chiếm hơn 70% tổng doanh thu phòng. Điều này cho thấy sức mạnh của kênh phân phối trực tuyến, đặc biệt với các khách sạn vừa và nhỏ chưa có thương hiệu mạnh trên thị trường.

Những hạn chế khi vận hành Sales OTA

Mặc dù có nhiều ưu điểm, nhưng việc vận hành Sales OTA cũng đi kèm với nhiều hạn chế, đặc biệt trong quá trình quản lý và điều phối công việc giữa các phòng ban.

Khó khăn trong quản lý phòng và bán phòng

Phụ thuộc vào Sales OTA có thể làm giảm sự linh hoạt trong việc bán phòng trực tiếp cho khách quen, khách hàng đặt qua kênh offline, hoặc khách hàng đi ngang qua khách sạn. Sales OTA thường ưu tiên bán phòng qua các kênh OTA, khiến cho việc quản lý tình trạng phòng trống không đồng nhất. Điều này dễ dẫn đến tình trạng overbooking (đặt phòng quá tải), bỏ sót phòng trống, hoặc thậm chí gây ra mất uy tín cho khách sạn nếu khách hàng không thể nhận phòng như đã hứa.

Quản lý tài khoản Extranet

Tài khoản Extranet là công cụ giúp các cơ sở lưu trú quản lý việc đặt phòng và điều chỉnh giá bán phòng theo từng thời điểm trên các kênh OTA. Sales OTA thường sẽ quản lý tài khoản này để cập nhật tình trạng phòng trống và các khuyến mãi. Tuy nhiên, khi chủ khách sạn muốn kiểm soát hoặc ngừng hợp tác với Sales OTA, quá trình thu hồi quyền truy cập tài khoản Extranet không phải lúc nào cũng liền mạch. Điều này có thể gây ra sự gián đoạn trong quản lý thông tin, hoặc rủi ro về bảo mật nếu không được thực hiện một cách cẩn thận.

Rủi ro bảo mật

Với việc chia sẻ tài khoản Extranet và các thông tin quản lý, rủi ro bảo mật là một trong những vấn đề nghiêm trọng. Các tài khoản này không chỉ chứa thông tin về tình trạng phòng mà còn có dữ liệu nhạy cảm liên quan đến doanh thu, khách hàng, và chiến lược giá. Nếu không có kế hoạch bảo mật kỹ lưỡng hoặc hợp tác với Sales OTA thiếu uy tín, khả năng rò rỉ thông tin, thậm chí mất kiểm soát hoàn toàn tài khoản, có thể xảy ra.

Không đồng nhất trong chính sách giá

Một vấn đề thường gặp là sự không nhất quán về giá phòng giữa các kênh OTA và việc bán phòng trực tiếp. Nếu không có sự thống nhất trong chính sách giá, khách hàng có thể thấy sự chênh lệch giá giữa các nền tảng OTA và giá bán tại khách sạn, điều này sẽ ảnh hưởng đến trải nghiệm của khách hàng và làm giảm sự uy tín của khách sạn. Ví dụ, có những tình huống khách hàng đặt phòng qua OTA với giá thấp hơn so với khi đặt trực tiếp tại khách sạn, hoặc không được áp dụng các chương trình khuyến mãi phù hợp.

Gián đoạn trong kinh doanh

Khi hợp đồng với Sales OTA kết thúc, việc duy trì lượng đặt phòng liền mạch qua các kênh OTA như Booking, Agoda, Traveloka có thể gặp phải sự gián đoạn. Điều này ảnh hưởng trực tiếp đến doanh thu và khả năng tiếp cận khách hàng. Đối với nhiều khách sạn hoặc homestay, OTA là nguồn thu chính, vì vậy nếu không được quản lý tốt, các cơ sở lưu trú có thể gặp khó khăn trong việc duy trì hoạt động kinh doanh một cách ổn định khi không còn sự hỗ trợ từ Sales OTA.

Thiếu linh hoạt trong quản lý và vận hành

Khi hợp tác với Sales OTA, các quyết định điều chỉnh chiến lược bán phòng, giá bán thường bị phụ thuộc vào quy định của OTA. Điều này khiến các chủ khách sạn, homestay mất đi sự linh hoạt trong việc vận hành, giảm khả năng điều chỉnh nhanh chóng trước sự thay đổi của thị trường. Hơn nữa, khi Sales OTA quản lý tài khoản Extranet, sự phụ thuộc vào họ ngày càng tăng cao, khiến chủ khách sạn mất đi khả năng tự chủ trong kinh doanh.

Khả năng tương tác khách hàng bị hạn chế

Một trong những rào cản của OTA là việc khách hàng giao tiếp trực tiếp với khách sạn bị giới hạn. Điều này làm giảm khả năng tương tác, chăm sóc khách hàng tốt nhất từ phía khách sạn, dẫn đến việc khách hàng có thể không có được trải nghiệm cá nhân hóa, như những gì mà họ mong muốn.

Sales OTA là công cụ không thể thiếu để phát triển kinh doanh trong lĩnh vực lưu trú, đặc biệt là khi ngành du lịch đang ngày càng phụ thuộc vào công nghệ và nền tảng trực tuyến. Tuy nhiên, việc vận hành Sales OTA cũng đòi hỏi sự quản lý cẩn trọng, tính toán kỹ lưỡng để tránh những rủi ro tiềm ẩn và đảm bảo hiệu quả tối đa. Các cơ sở lưu trú cần lựa chọn đối tác Sales OTA uy tín và có kế hoạch quản lý chặt chẽ để đảm bảo sự thành công lâu dài.

Hy vọng bài viết đã cung cấp cho bạn cái nhìn tổng quan và chi tiết về những hạn chế khi vận hành Sales OTA, giúp bạn đưa ra quyết định kinh doanh thông minh hơn.